O back office, ou “retaguarda”, é um conjunto de atividades de gestão interna que são essenciais para o funcionamento de qualquer empresa, mas que não estão diretamente relacionadas aos produtos ou serviços que a empresa fornece. Como o nome sugere, esses serviços são feitos “nos bastidores”.
Essas atividades podem incluir áreas operacionais ou administrativas da empresa, como recursos humanos, finanças, administração, logística, suporte, etc.
Como o back office funciona?
Os departamentos de back office são importantes em qualquer organização que presta serviços ou vende produtos. Como o objetivo é dar suporte às principais atividades da empresa, processos e colaboradores não são necessariamente vistos pelo cliente final, mas desempenham um papel importante na entrega.
Ao analisar as etapas operacionais de um negócio tradicional, é necessário interagir com os clientes, solicitar mercadorias, consultar estoques, programar entregas, pagamentos, retenção e fidelização de clientes.
No entanto, se houver gargalos no processo, como produtos defeituosos ou entregas atrasadas, as perdas já podem ser calculadas e a insatisfação do cliente responde por grande parte do valor de uma organização para o público e o mercado. Com isso em mente, os gestores devem evitar correr esse risco e fortalecer os procedimentos administrativos/financeiros.
Assistente de Back Office: o que faz?
O assistente de back office realiza as tarefas necessárias à gestão de uma empresa, geralmente sob a supervisão de um gerente de back office, ou, em um pequeno escritório, diretamente sob a supervisão de um profissional ou profissionais que prestam o serviço.
O trabalho do assistente de back office depende em grande parte do tipo de empresa em que trabalha. Em muitos escritórios, os assistentes podem ser responsáveis por tarefas básicas ou até avançadas de gestão e contabilidade. Em um consultório médico ou odontológico, os assistentes podem realizar trabalhos básicos de laboratório, preparar amostras de teste ou redigir registros médicos para cobrança de seguro.
Em muitas empresas, alguns funcionários podem ter responsabilidades de trabalhar com clientes e clientes, bem como com o público. Diz-se que a equipe trabalha em primeiro plano.
Os membros da equipe que se concentram na prestação de serviços administrativos e de suporte que mantêm o negócio funcionando, mas que têm poucas relações com prospects e clientes, são considerados funcionários de back office.
Cada escritório varia no número de funcionários e na diversidade e complexidade de suas funções. Se houver mais de um funcionário em um determinado escritório, geralmente há pelo menos uma pessoa que atua como gerente, supervisionando o trabalho dos demais. Se o back office consiste em vários departamentos diferentes, cada um trabalhando com um gerente diferente, o assistente de back office pode executar tarefas relativamente restritas nesse departamento.
Com funções administrativas, de TI e de contabilidade executadas no back office, cada assistente de back office pode se concentrar em ajudar o departamento a executar essas tarefas necessárias. Por exemplo, ele ou ela pode ser responsável por manter planilhas para todas ou parte das finanças da empresa.
O assistente reportará ao gerente, que pode ser contador, controlador ou contador principal. Aqueles que realizam outros tipos mais gerais de tarefas do escritório podem se reportar a um gerente do escritório.
As qualificações para ser um assistente de back-office variam de acordo com as tarefas executadas e a natureza do escritório. Em muitos casos, espera-se que um assistente de back office que trabalhe na administração do escritório tenha pelo menos um diploma do ensino médio e experiência em trabalhar com vários tipos de software padrão de escritório.
Aqueles que executam tarefas mais especializadas, como contabilidade, podem precisar de algum tipo de certificação ou educação no gerenciamento de planilhas. Os funcionários de consultórios médicos geralmente precisam ter habilidades e treinamento ainda mais especializados em áreas como trabalho de laboratório ou cobrança médica.
Perfil de um profissional de back office
Para esses profissionais, as necessidades variam de acordo com o departamento onde irão atuar. Mas no geral, é essencial ter domínio de pacote Office, experiência na área e graduação na área específica onde irá atuar (Economia, Administração, Psicologia, Gestão e Recursos Humanos ou outros). Entre as características pessoais dos candidatos estão:
- Excelente organização;
- Saber e gostar de lidar com outras pessoas;
- Ótima comunicação verbal e escrita;
- Comprometimento com resultados e qualidade;
- Simpatia, bom relacionamento com outros setores da empresa;
- Agilidade e antenado à novas tecnologias;
- Raciocínio lógico.
Qual a importância do back office nas empresas?
Ao estabelecer uma rotina bem estabelecida e padronizada, fica mais fácil identificar quando alguma etapa está fora do ritmo esperado. Na gestão do processo, no entanto, é importante lembrar que um erro isolado pode causar uma bola de neve, impactando negativamente todas as outras etapas do ciclo de produção.
Ao assumir o controle dos processos administrativos, as equipes responsáveis pelo back office comercial podem identificar lacunas, agir antes que elas assumam uma porcentagem maior e, muitas vezes, resolver problemas antes que ocorram.
Isso é possibilitado com análises geradas a partir de dados, que podem ser colhidos por meio de sistemas de gestão (ERP) e ferramentas tecnológicas (big data).
Vejamos exemplos em alguns segmentos e vantagens do backoffice a seguir:
- No e-commerce: quando o comprador escolhe um produto, uma série de processos precisam ter início e começar seu “fluxo” dentro da empresa. Se o item estiver esgotado, por exemplo, será possível identificar a falta do produto antes mesmo do cliente seguir com a compra, evitando que haja cancelamento e devolução além da insatisfação do comprador.;
- Na indústria: a automação proporcionada com a ajuda do backoffice tem atuação direta sobre equipamentos e máquinas, além de proporcionar uma gestão escalável que atenda as mais diversas necessidades operacionais de uma fábrica,
- No varejo: o backoffice de vendas organiza demandas dos colaboradores que lidam diretamente com os clientes, para solucionar problemas de faturamento e cobrança, atuando diretamente com todo o suporte administrativo que a área comercial necessita.
Existem ainda muitas aplicações para empresas de diferentes portes e segmentos, no qual um backoffice completo e robusto só traz ganhos para a operação.
Por isso é tão importante contar com uma estrutura não somente organizada, mas também automatizada, com o auxílio da tecnologia que possibilite alternativas para manter o fluxo de vendas a todo vapor.
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