O sistema integrado ERP é fundamental para as empresas nos dias atuais. Por esse motivo, elaboramos este artigo para te ajudar neste processo de implementação.
Um sistema integrado ERP permite que todos os aspectos do seu negócio sejam controlados a partir de um único aplicativo, de modo que os dados fluem perfeitamente por toda a empresa – até mesmo o seu demonstrativo financeiro.
A integração de informações e processos aumenta a eficiência e permite a tomada de decisões. Além disso, equipes e departamentos podem se comunicar, acessar dados e executar processos de negócios, sem interferir no trabalho uns dos outros.
A equipe de vendas pode visualizar os dados de estoque; o marketing pode acessar os relatórios de vendas; e os executivos veem uma imagem clara e holística da empresa.
Os sistemas ERP oferecem módulos separados para cada um dos departamentos e funções da sua empresa. O que distingue o software integrado do não integrado é que, em uma solução totalmente integrada, esses módulos são vinculados, reunindo automaticamente dados de fontes internas e externas e centralizando-os em um banco de dados unificado.
Os fluxos de trabalho são otimizados; a entrada de dados manual e redundante é eliminada; a precisão é melhorada; e todos podem encontrar os dados de que precisam no momento necessário.
Você pode precisar de um sistema integrado ERP se…
Muitas empresas começam a usar processos manuais, como listas de papel ou planilhas do Excel, para tarefas como faturamento, pedidos de vendas e estoque.
À medida que a organização cresce, ela adota sistemas de software individuais para lidar com atividades específicas que parecem mais urgentes, como uma plataforma de contabilidade ou um sistema de gerenciamento de estoque.
O problema é que os dados são isolados em cada uma dessas plataformas – uma vez que elas não podem se comunicar entre si.
Integrações de software personalizadas são necessárias para vincular esses sistemas, que geralmente são caros, demorados e propensos a erros. Embora recomeçar com um sistema integrado possa parecer assustador, pode economizar inúmeras horas e milhões de dólares (ou mais) no futuro.
Se sua empresa está enfrentando os seguintes pontos problemáticos, talvez seja hora de adotar um sistema integrado ERP totalmente acessível:
Utilização de sistemas manuais ou não integrados
Quando você usa uma plataforma diferente para cada função de negócio, os departamentos não têm as informações de que precisam, a comunicação é limitada e a produtividade é prejudicada. O uso de métodos manuais, como listas em papel ou documentos e planilhas digitais, é demorado, ineficiente e sujeito a erros.
Sempre que alguém em sua organização precisa executar uma tarefa que não é gerenciada pelo sistema de software principal, seja fazer um pedido de cliente ou receber as matérias-primas para criar um produto, eles terão que contar com a entrada manual de dados para capturar essas mesmas informações novamente dentro do sistema integrado ERP. Isso torna muito fácil alguém cometer um erro, inserir os mesmos dados duas vezes, ou esquecer de registrá-los completamente.
Além disso, sem ferramentas multifuncionais automatizadas, a equipe de cada departamento deve se lembrar de executar tarefas cruciais no momento certo, como reordenar suprimentos, faturar clientes e enviar relatórios de conformidade.
Dificuldade em tomar decisões de negócios
Sem uma visão unificada dos dados da empresa, os executivos e líderes não podem tomar decisões assertivas. Relatórios e informações financeiras devem ser coletados manualmente de várias partes interessadas e departamentos, o que leva tempo, esforço e limita os insights acionáveis.
Contabilidade difícil de administrar
Se as informações de faturamento, compras, fabricação, remessa e benefícios dos funcionários não forem atualizadas diretamente em seu sistema de contabilidade, os principais dados financeiros podem passar despercebidos. A inserção dupla de dados não apenas consome tempo, mas também pode resultar em erros dispendiosos para clientes, funcionários, fornecedores e toda a organização.
Não há conformidade de saúde, segurança e meio ambiente
A maioria das multas por não conformidade e recalls de produtos podem ser facilmente evitadas seguindo os requisitos adequados. Se você estiver enviando ou recebendo materiais perigosos ou realizando testes de qualidade em produtos manufaturados, precisará incluir a documentação correta para cada ingrediente.
Sem um sistema automatizado e integrado, o departamento regulatório tem que se envolver com cada embarque e recebimento de produto, tornando o processo mais lento: Cada produto deve ser devidamente identificado e documentado. Então, essa documentação deve ser impressa manualmente ou enviada por e-mail ao destinatário.
Se os produtos não forem classificados e/ou documentados corretamente, poderão ocorrer penalidades. Pior ainda, em caso de acidente, derramamento ou recall, a não apresentação de documentação ou cumprimento de procedimentos pode resultar não apenas em multas, mas também, pode impactar a segurança dos trabalhadores, da comunidade e do meio ambiente.
Problemas com o atendimento de pedidos
Se a equipe de vendas não tiver acesso preciso e em tempo real a informações sobre produtos, preços, clientes, estoque e entrega, eles podem perder oportunidades de vendas, seja por não lançar o produto certo ou por perseguir um cliente que não paga no prazo. Eles também podem citar preços ou prazos de entrega imprecisos, prejudicando a experiência do cliente e impactando seus resultados.
Tecnologia excessivamente complexa
A integração de software autônomo é um processo demorado, complexo e caro. Histórias de implementações malsucedidas são comuns, mesmo para algumas das maiores marcas do mundo, com projetos que podem se arrastar por anos e custar bilhões de dólares. Mesmo as implementações bem-sucedidas exigem patches e atualizações regulares para manter tudo funcionando sem problemas.
Falta de suporte
Ao usar sistemas manuais ou desconectados, pode ser difícil encontrar a origem de erros, processos falhos ou dificuldades técnicas. As integrações personalizadas geralmente não oferecem suporte de longo prazo e são complexas para os técnicos solucionarem. Além do mais, se um fornecedor do seu sistema fechar, você deve começar o processo de integração novamente com um novo — a menos que você escolha um sistema integrado ERP.
Benefícios de um sistema integrado ERP
Os benefícios de um sistema ERP totalmente integrado incluem:
- Processos automatizados;
- Dados em tempo real;
- Fonte única de informações;
- Conformidade regulatória;
- Otimização da cadeia de suprimentos;
- Retorno do investimento mais rápido;
- Fluxos de trabalho visuais;
- Acesso móvel.
Para gerenciar informações de qualquer local, incentivar a colaboração multifuncional, simplificar as operações e permanecer competitivo, sua empresa precisa de um sistema integrado ERP. Capacite seus funcionários e equipes para que tenham o melhor desempenho, otimize as operações e atenda melhor os clientes, fornecendo a eles as ferramentas certas para o trabalho.
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