Gestão de frete: os erros que você não pode cometer

Gestão de frete: os erros que você não pode cometer

Na etapa de entrega na logística, existem muitas funções e responsabilidades que um gestor logístico deve ter. No dia-a-dia, nem sempre é possível identificar e corrigir aspectos da área operacional. Assim, encontram-se, nesses casos, situações eventuais, alguns problemas ou falhas no processo logístico.

Caso o seu negócio esteja passando por isso, você está no lugar certo. Neste artigo, destacamos erros que podem ser evitados para atender à demanda com um nível de qualidade de serviço que seja adequado.

A gestão de frete, dessa forma, é fundamental para identificar e corrigir esses possíveis pontos de falhas ou gargalos logísticos.

Gestão de Frete: 5 erros que você NÃO pode cometer

Infelizmente, os erros na gestão e de operação logística podem ocorrer em qualquer negócio. Contudo, se forem negligenciados, trarão impactos que poderão até mesmo levar o negócio à falência, alguns deles são:

- insatisfação dos clientes devido a atrasos e entregas erradas;

- perda de bens e danificação dos produtos;

- desperdício de recursos financeiros, materiais ou de mão de obra;

- geração de custos desnecessários;

- retrabalho;

- entre outros prejuízos.

São falhas que podem passar despercebidas pelos gestores ou chegam quase a ser insignificantes. Contudo, a solução de alguns problemas irá impactar positivamente nos resultados do negócio a médio e longo prazo. 

No mercado, caracterizado por ser cada vez mais competitivo, como o de transporte, o mais recomendado é que o gestor sempre busque melhorias na transportadora para aumentar a eficiência de seus processos e garantir o seu desenvolvimento com constância.

1. Não enxergar a cadeia de suprimentos como uma estrutura dinâmica

Diferente do que muitos podem dizer, a cadeia de suprimentos é bastante complexa. Nela, o que ocorre em uma etapa influencia diretamente os resultados em outros quesitos. Além disso, os elementos e a produção mudam de acordo com as exigências dos clientes.

A demanda do usuário é responsável por ditar o ritmo de compras e as entregas, dessa maneira, as movimentações no processo logístico são capazes de acelerar ou diminuir de acordo com a época do ano. Por exemplo, nos períodos de Natal e Black Friday, as cadeias de suprimentos e vendas se tornarão mais intensas.

Com isso, o gestor precisa ter em mente que a estrutura logística é dinâmica e deve tentar prever o comportamento dos seus clientes. Assim, ele conseguirá manter o processo sincronizado com o mercado e manterá uma eficiência contínua ao longo do ano todo, tendo sempre a preferência dos embarcadores devido a sua eficiência.

Pensando em tecnologia na logística, é importante que o seu sistema de gestão tenha um histórico detalhado de todas entregas dos seus clientes, para que possa traçar gráficos de demanda para cada época do ano, identificando padrões e assim se preparando para atender cada vez melhor. Aliás, não se esqueça também da gestão de riscos. 

2. Pouco sucesso na comunicação interna e externa da gestão de frete

O cotidiano de uma empresa inclui um fluxo muito intenso de informações. Diante dessa realidade, pode ser muito difícil manter um controle rígido e eficaz desse grande volume de dados. Por consequência, simples atrasos, extravio de dados ou até mesmo interpretações errôneas de ordem de superiores causam grandes prejuízos.

Na logística, a comunicação deve ser clara, fluida, objetiva e, principalmente, acessível, ou seja, fácil de ser transmitida e lida. A melhor forma para alcançar essa meta é adotar uma plataforma de software que mantenha toda a comunicação unificada. 

Isso é importante em um cenário dinâmico, como a logística em uma transportadora, pois traz segurança e otimiza o processo logístico, permitindo tomadas de decisões mais rápidas.

3. Não utilizar ou empregar indicadores incorretos

Os indicadores de desempenho (KPI) tratam-se de métricas utilizadas para medir os resultados e a evolução do negócio em um determinado tempo. A partir deles, você conseguirá identificar com maior facilidade e segurança as falhas do processo e poderá tomar as medidas necessárias para corrigi-las. Entre os principais indicadores logísticos, estão:

- OTIF (on time e in full): mede a eficácia no cumprimento de prazos (on time) e no atendimento ao cliente (in full);

- OTD (on time delivery): analisa o tempo de entrega, desde o tempo da separação do pedido, sua expedição e envio pela transportadora;

- OCT (order cycle time): período do recebimento do pedido até a entrega nas mãos do cliente;

- Custo de transporte: relaciona o custo para transportar as mercadorias em relação às vendas.

O uso de KPI’s deve ir de acordo com os objetivos de seu negócio e de sua empresa parceira de logística! 

4. Não garantir o cumprimento de promessas feitas pelos seus vendedores

O mais comum é encontrar empresas que fazem promessas que não podem cumprir. Como resultado, o negócio pode sofrer consequências negativas para firmar negociações futuras com o mesmo usuário e compromete a sua reputação no mercado.

É necessário ter cuidado dobrado em relação aos prazos. Lembre-se de que o negócio do seu cliente também está em risco, pois ele pode depender dos seus serviços para cumprir alguns compromissos.

Caso ocorram imprevistos, como acidentes na estrada ou descumprimento de algum prazo, seja honesto, transparente e claro com seu cliente. É comum que em algum momento um imprevisto como esse aconteça, e o que compromete sua imagem será a recorrência das falhas ou a demora na solução dos problemas. Atualmente, os novos consumidores estão mais abertos a novas propostas, o importante é manter a clareza na comunicação.

Além disso, você pode oferecer brindes, descontos ou outras vantagens para o usuário, a fim de reverter a situação e demonstrar a sua importância para a empresa. Pode ser uma boa estratégia para seu negócio! 

5. Não investir na preparação e capacitação da equipe

Como todo ano, em datas festivas e outros períodos do ano em que há um grande volume de pedidos, acontece um aumento na demanda por fretes. Quando as equipes de logística não estão preparadas para lidar com os picos de demanda, começam a ocorrer problemas de comunicação, erros na emissão de documentos, demora nos processos, entre outras questões que poderiam ser em sua maior parte evitados, com um investimento em capacitação da equipe.

O primeiro passo,no entanto, é traçar novas estratégias de entrega, sobretudo para datas de elevada demanda, e, após, instruir o pessoal sobre elas. Dessa forma, você não enfrentará gargalos no processo logístico nessas épocas.

No mais, é essencial treinar a equipe quanto à logística reversa, pois também haverá um aumento no número de cancelamentos e devoluções pelos clientes.

A tecnologia na logística é capaz de reverter toda essa realidade de incertezas e falhas, pois boa parte delas podem ser superadas com o auxílio de um bom software de gestão logística. A tecnologia é essencial para o bom funcionamento dos processos logísticos:

- mantém um histórico de manutenção e emprego de peças;

- rapidamente gera ordens de serviço para reparos em oficinas;

- efetua alertas e avisos sobre necessidade de manutenção;

- efetua gestão completa de custos de manutenção;

- controle a lubrificação, regulagens, rodízio de pneus, abastecimento, registro de paradas, ocorrências etc.;

- controla o pagamento e vencimento de impostos, multas e demais obrigações;

- realiza acertos financeiros de viagem e serviços;

- entre muitos outros benefícios compatíveis com inúmeros tipos de ativos.

Todas essas funções aumentam a precisão do controle, minimizam erros, aprimoram a comunicação e melhoram a gestão da empresa de forma geral.

As falhas no processo logístico são uma grande ameaça para um negócio, elas constituem um entrave para a satisfação dos clientes e geram prejuízos e gastos que podem ser evitados. 

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