Como funciona a régua de cobrança

Qualquer pessoa responsável por uma empresa sabe que o mercado causará flutuações econômicas, muitas vezes afetando vários segmentos de mercado ao mesmo tempo. Em uma dessas oscilações, pode haver um risco iminente de inadimplência, e será necessário adotar procedimentos como regras de cobrança.

Esta é uma excelente estratégia para padronizar a régua de cobrança e criar um pacote de ações destinadas a monitorar os comportamentos de débito e pagamento dos clientes e reduzir as taxas de inadimplência.

Neste artigo, compreender o conceito e a importância desta ferramenta automatizada e a sua utilidade, pois estabelece um padrão institucional de recolha e visualização apoiado em dados reais, para que não ocorram custos desnecessários.

O que é a régua de cobrança?

Basicamente, é uma ferramenta que pode determinar como sua empresa cobrará dos clientes inadimplentes. Ele é usado para mapear todo o cenário de títulos em aberto e quais medidas serão tomadas para recuperar o valor devido.

Existem várias formas de cobrança flexível - envio de repetições, notificações por e-mail ou SMS e lembretes antes do vencimento - que podem ser implementadas antes de ações mais agressivas e enérgicas.

As regras de cobrança permitem a aplicação de padrões diferenciados para cada cliente, com base nas informações do contrato e no histórico de inadimplência, levando em consideração a gravidade do caso analisado.

Por exemplo, você pode definir a abordagem mais gentil para apenas um grupo de clientes ou para aqueles que se recusam a falar e cumprir acordos.

Entenda a importância do recurso para a régua de cobrança

As faturas de bens da empresa dependem da receita que aparece no fluxo de caixa durante o período previsível. Se isso não acontecer, o pagamento das taxas ficará automaticamente comprometido, gerando caixa negativo e grandes problemas.

A régua de cobrança tem a função de prever os resultados positivos da cobrança no panorama da dívida e o efeito causado por cada norma quando esta é implementada.

Esta ferramenta demonstra a eficácia de um método e se o programa precisa ser alterado. O mais importante é equipar a equipe de coleta de informações para que possam endividar-se ao máximo.

A régua de cobrança pode auxiliar na redução da inadimplência

O conceito desta ferramenta é otimização. Quando em uso, todas as etapas da operação serão melhor visualizadas para facilitar o trabalho de coleta, e o verdadeiro receptor o fará. Ao incluir esta função na estratégia de carregamento, alguns benefícios serão percebidos em breve.

Auxiliar na prevenção de esquecimentos

Sua empresa tem um número preocupante de inadimplentes e sua equipe reduziu o processamento oportuno das cobranças. Essa é uma situação comum em muitas empresas, que costumam estar preparadas para vender e têm uma equipe forte, mas serão afetadas no caso de inadimplência.

Este número pode saturar o trabalho de controle da equipe de cobrança e criar o risco de esquecimento do título. Esta é uma das diferenças quando você pode confiar nas regras de coleta - um alerta é emitido automaticamente quando o título expira.

Deixar a cobrança mais organizada

Por haver um trabalho automatizado e sistemático na implantação da régua, essas cobranças humanizadas com base na fiscalização manual deixarão de existir, dando lugar a relatórios de inadimplência com detalhamento de dívidas.

Os clientes receberão avisos formais e institucionalizados que fornecem informações padronizadas e orientações sobre como reembolsar dívidas, de forma a evitar penalidades mais amplas.

Facilitar o recebimento

Ao projetar um caminho de gerenciamento de cobrança em caso de inadimplência, sua empresa pode se beneficiar do comportamento positivo do cliente. Uma notificação suave e amigável permite a liberação imediata para evitar mais transtornos.

Como estruturar uma régua de cobrança?

Os três principais métodos de pagamento - recibos bancários, cartões de crédito e depósitos online - devem ser o alvo da régua de cobrança e existem procedimentos específicos para cada um para garantir a validade. Portanto, uma plataforma automatizada como o Iugu pode ajudá-lo. 

Para cartão de crédito

Os cartões de crédito estão sujeitos ao gerenciamento de limites e frequentemente vemos clientes tendo problemas porque excedem a margem permitida, afetam seu saldo e fazem pagamentos regulares.

Outro aspecto possível é que o cartão do cliente está vencido e ele precisa ser notificado sobre pendências para tomar medidas e encontrar uma nova forma de pagamento até que a situação se normalize.

As regras de cobrança de cartão de crédito são fornecidas pela operadora e pelo banco emissor. Antes de estabelecer regras para este modo, verifique os problemas que podem ser resolvidos. Observe que cobranças indevidas podem fazer com que os clientes realizem ações reversíveis para certos tipos de danos e reivindiquem seus direitos.

Para boletos bancários

A maioria dos clientes define períodos X para o pagamento de contas. Isso porque o fluxo de caixa tem um giro maior de acordo com o ciclo de cobrança, que depende da fonte de receita, mas costuma ser definido entre os dias 5 e 15 de cada mês.

Caso o cliente não opte por uma data de pagamento, para evitar maiores transtornos, dê sugestões e determine o custo com antecedência neste período, e envie a fatura o mais rápido possível. Para evitar atrasos, envie um lembrete dois dias antes da data de vencimento.

Se você for um cliente mal controlado, não pagará juros ou multas por esquecimento. Porém, se você for um cliente com intenções suspeitas, saberá desde o início que sua empresa possui um sistema automatizado que nunca descuide da supervisão.

Parametrize o sistema para repetir o faturamento a cada 5 ou 7 dias corridos, e avise que se a devolução não for concluída no prazo, o serviço será suspenso. Finalmente, se não surtir o mesmo efeito, não há outro meio a não ser os meios judiciais.

Para depósito ou transferência

Nessa forma de pagamento, é difícil para o principal receber o valor correspondente aos juros e multa. Os clientes poderão inserir o valor do pagamento, excluindo essas taxas.

As etapas podem ser semelhantes ao boleto, mas isso precisa ser esclarecido nas regras da nota inicial. Juros e multa serão cobrados na fatura do mês seguinte ao atraso. Dessa forma, mesmo que o cliente preencha o valor, você terá apenas uma pequena perda.

As dívidas inadimplentes são um pesadelo para a gestão financeira corporativa, mas não podem ser evitadas o tempo todo. O que deve ser feito é criar um mecanismo de defesa antes que se torne um problema enorme e insolúvel. Mantenha um diálogo transparente por meio de negociações firmes, mas dê aos clientes a oportunidade de retornar aos grupos não inadimplentes.

Soluções para régua de cobrança

Como você notou ao longo deste artigo, ter um sistema de cobrança automatizado é essencial para a saúde financeira da empresa porque minimiza erros, promove uma abordagem mais confiante e também possui recursos especiais para evitar inadimplências.

Portanto, além da opção de envio de notificações por SMS, nossas regras de faturamento também permitem o envio de notificações padrão por e-mail e outros tipos de comunicação.

Ou seja, todo o seu sistema de cobrança fica protegido, pois a régua de cobrança monitora todas as suas práticas operacionais, da cobrança ao pagamento.

Automatizar esses processos pode evitar uma série de possíveis problemas e reduzir a chance de erros, especialmente quando várias cobranças precisam ser realizadas.

Portanto, é uma abordagem acertada adotar um sistema automatizado para formular boas regras de faturamento, podendo até mesmo garantir a sobrevivência do empreendimento. Entre em contato com a nossa equipe e conheça nossas soluções!